リモートミーティングとは？

従来の会議といえば会議室に集合して、ホワイトボードなどを用いて行うことが多かった。しかし、今、一般化しつつあるのが会議室を利用しないリモートミーティングだ。

リモートミーティングとは、離れていても、どこにいても、パソコンなどのデバイスを使用してミーティングが行えるシステムのことだ。遠隔地で業務を行っていても、まるで近くにいるようにコミュニケーションが図れることで、指示の行き違いなどのミスも防ぎやすくしてくれる。

リモートミーティングシステムの種類

遠隔地にいる者同士で会議が行えるリモートミーティングには次の3種類がある。会議の性格や参加する人数によって使い分けたい。

電話会議

電話回線やインターネット接続を使用して、音声のみで複数人で行う会議のこと。LINE通話やFacebookメッセンジャーなどを使用すれば、手軽に複数人数での会話が可能だ。
メリットは、初期費用もかからず、機械が苦手な人でも簡単に利用することができることが挙げられる。ただし、相手の顔が見えない、資料の共有ができないなとのデメリットもある。

テレビ会議

ISDNや専用線を通じて遠隔地にいる相手と音声と映像によりやり取りをする会議のスタイル。カメラやマイクスピーカーなどが装備されている専用の機器を使用する。3地点以上にある機器と結ぶ場合には、複数の信号を中継する「MCU（多地点接続装置）」を使用する。

クリアな映像と音声を配信することができ、接続の状況が安定しているのが魅力だ。相手の表情や身振り手振りが見えるため、言葉以外の情報を受け取ることができ、コミュニケーションがスムーズになる。ただし、設備を整えるには費用がかかるので、個人というよりは離れたオフィス同士での打ち合わせに適している。

Web会議

特別な機器を必要とせず、オフィスや個人で使用しているパソコンやモバイルを使い、Web上で音声や映像、文字を使って会話をするのがWeb会議となる。特別な機材を購入する必要がなく、システムの導入についても、オプションを付けなければ無料で利用できることが多い。

ブラウザ上または、ダウンロードしたアプリケーションに登録するだけで利用可能。使いたいと思ったときに、すぐに使えるのが大きなメリットだ。ただし、映像や音声のクリアさはテレビ会議に比べると劣るうえ、通信状況も不安定になる可能性がある。

リモートミーティングのメリット

リモートミーティングの導入は、働き方を大きく変え、さまざまなメリットをもたらしてくれると考えられる。リモートミーティングのメリットについて紹介する。

遠隔地にいても情報共有、意思の疎通がしやすい

同じ部署のメンバーが出張中であっても、出張した社員がリモートミーティングをできる環境であれば、帰社を待たずに打ち合わせを行うことができる。チームの責任者が出張中に重要な問題が発生したとしても、リモートミーティングを開催することで、速やかに指示を受けることも可能だ。

さらに、本社と支社、または支社同士で会議の必要性が出た際にも利用すると便利。リモートミーティングで顔を知っておけば、いざ、会ったときのコミュニケーションも円滑に進みやすい。

移動の時間を短縮できる

対面での会議を催そうとすると、参加対象者全員が会社に集合しなくてはならず、時間のロスを生み出す。その点、リモートミーティングであれば、移動の必要がないので、移動時間のロスもない。移動時間のロスを減らすことで、作業の効率性、生産性を上げることができる。

コストカットができる

例えば会議のためだけに地方の支社から東京本社へ出張するような必要もなくなり、交通費のカットが行える。在宅勤務で働いている社員を呼び寄せるための交通費も必要ではない。また、リモートミーティングで資料を共有する場合には、デジタルで作成されたものをそのまま表示するため、紙代の節約もできる。

さらに、リモートミーティングが浸透すれば、大きな会議室の必要もなくなり、オフィスにかかる経費もカットすることが可能だ。

多様な働き方に対応できる

在宅勤務の際にもリモートミーティングができれば、会議のためだけに出社をするということをしなくて済むようになる。それぞれが自宅にいたまま、仕事の進捗状況の報告や、今後の仕事の流れについて、上司と部下で顔を見ながら打ち合わせをすることも可能だ。

また、遠方にオフィスがある取引先とも、リモートミーティングで打ち合わせができれば、効率よく仕事を進めることができる。

リモートミーティングに役立つグッズ

リモートミーティングを行ううえで、どんなグッズがあればいいのだろう。最低限必要なデバイスのことや、あると快適にミーティングができるアイテムを紹介する。

ノートパソコンスタンド

ノートパソコンを使っている場合、多くのデスクトップパソコンと異なり、内蔵カメラを使用することが多い。この際に高さがうまく合わなかったり、斜め上を向いてしまったりするなど、調整しづらいこともある。

そこでノートパソコンの下に装着できるパソコンスタンドがあれば、ちょうどいい高さにカメラを装着できる。目線の高さにモニターをセットすることができるため、普段の作業でも姿勢がよくなり、肩こりを防ぎやすくなる。

スマホ・タブレットスタンド

スマホでもオンライン会議は可能だが、長時間手に持っていると疲れてしまう。何かに立てかけても良いが、高さと角度の調整が難しい。そこで立てかけることができる専用のスタンドがあると便利だ。両手が自由になるので、メモも取りやすい。また、スタンドに装着したまま充電ができるので、ミーティングが長時間になっても安心だ。

ヘッドセット

在宅勤務時に周りに家族がいて音声を聞かせられないなどの状況であれば、マイク付きのヘッドセットの購入をおすすめしたい。ヘッドセットのマイクであれば比較的にクリアな音を相手に伝えることができる。ノイズをカットする機能があるものを購入すれば、より快適に会話ができる。

有線の場合、接続にはUSBとオーディオ端子を利用するものがそれぞれある。まずはパソコンにオーディオ端子があるか確認したい。USBもType-Cなどの規格があるので確認が必要だ。ヘッドフォンも両耳で聞くステレオタイプや、片方だけで聞くモノラルタイプなど、さまざまな種類があり、好みで選ぶと良い。重すぎる場合には疲れやすくなるので、重量の確認もしたい。

リモートミーティングに適したパソコン

リモートミーティングに必要なものといえば、パソコンだ。まずはOSの種類やバージョンについて、利用をするリモートミーティングのシステムに対応しているか、確認する必要がある。また、CPUやメモリーが十分ではないとスムーズな動作ができない。リモートワークの導入に際して、適したパソコンを企業が準備し、各社員に貸与することが理想的といえるだろう。

おすすめのリモートミーティングシステム4選

ここからは、リモートミーティングで評判のシステムを紹介する。チェックしたいポイントは導入のしやすさ、料金、会議に参加できる人数、会議ができる制限時間だろう。そのあたりも含めながら見ていく。

Skype・Microsoft Teams

個人で利用できるビデオ通話の先駆け的コミュニケーションツール。電話、ビデオ電話、リモートミーティング、チャットなどが利用可能だ。ホームページからソフトをダウンロードするか、ビデオ会議だけならばダウンロードやサインアップをせずに、ブラウザ上でリンクをクリックするだけで利用できる。話した言葉が字幕になるなど、便利な機能も付いている。モバイルまたは固定電話にかけるには接続料金がかかるが、Skype同士ならば無料で利用が可能。グループビデオ通話は50人まで参加ができる。
法人向けについては、Skype for businessというサービスであり、現在は順次Microsoft Teamsへ移行が進んでいる。

Zoom

すべてのミーティングに対して暗号化を行うなど、セキュリティに配慮。ファイルの共有、録音機能もある。アプリケーションのダウンロードをしなくても、ブラウザ上だけでも利用が可能。アカウント登録もホストだけが行えば良く、参加者はURLにアクセスするだけでミーティングに参加することもできる。
同時に接続できる可能人数は100人。非常に使いやすいツールだが、グループ通話ができるのが40分までなので、効率よく話題を進める必要がある。ビジネスに便利な機能が付いた年額2万円からのプランも用意されている。

Googleハングアウト

Googleが提供する統合メッセージシステム。チャットや、グループでの会話、最大150人まで参加できるグループチャット、インターネット電話、そして最大10人まで参加できるビデオ電話の機能がある。また、写真や地図などもやりとりができる。
使い方は簡単で、アプリケーションのダウンロードの必要はない。スマホやパソコンなどのデバイスを使い、ウェブ上でどこからでもアクセスが可能。850以上の絵文字で感情を伝え合うことができ、Googleドライブと連携することで、画面共有や共同作業を行うこともできる。無料で利用が可能。

Whereby（旧appear.in）

アプリケーションのダウンロードは不要で、ブラウザ上でスマホやタブレットから手軽に利用ができる。アカウント登録をするのが必要なのはホストだけで、参加者は登録の手間なく利用が可能。ホストは一度だけ会議用のURLを発行すればよく、次回から発行する手間が省くことができる。グループ会議の時間制限はないが、同時に利用できるのが4人までなので、少人数のチームミーティングに適している。4人以上で利用したい場合には有料となる。

リモートミーティングの快適性を左右するマシンスペック

テレワークを実施する際、同時に導入を考えたいのが遠隔地でも会議が行えるリモートミーティングだ。会社の会議室に集まる必要がなく、在宅勤務などの多様な働き方のサポートとしても役立つ。

リモートミーティングを行うには、Web上のツールを利用すれば簡単に行えるが、快適性のためには、使用するパソコンのスペックについても考える必要がある。
最後に、本Tech & Device TVでは、総務・人事部門の視点からみたテレワーク導入のポイントや、テレワークに適したデバイスの紹介などを行っている。以下より一度資料をダウンロードしてみてはどうだろうか。