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2020.05.19

自宅で仕事に集中する方法とは?コツや環境を考える

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近年在宅勤務を取り入れる企業が増えており、現在初めて在宅勤務を行っているという人も多いのではないだろうか。さまざまな背景から在宅勤務が拡大する一方で、実際に在宅勤務を行っている人からは「自宅ではなかなか集中できない」「効率が落ちたように感じる」という声も少なくない。この記事では、自宅での業務に集中する方法やコツ、自宅での働きやすい環境などについて解説する。

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新型コロナウイルスの感染拡大で在宅勤務が急激に普及

在宅勤務は政府が推奨するテレワークの一種で、その名のとおり自宅で仕事をするという働き方だ。在宅勤務には人材確保や生産性の向上、コスト削減などのさまざまなメリットがある。通勤が不要になることで社員側のストレスや疲労を軽減する効果もあり、注目を集めている。政府が推奨していることでテレワーク導入にかかる費用の補助が受けられる制度などもあり、導入しやすい状況にあることも普及を後押ししているだろう。

また、新型コロナウイルスの感染拡大によって、在宅勤務はさらに注目されるようになった。人との接触を減らすため、在宅勤務を増やすように政府が呼び掛けたからだ。このように、感染症の流行や地震などの自然災害に対応するためにも、在宅勤務の導入を至急進めたいと考える企業担当者も多いだろう。

仕事に集中できない?在宅勤務の課題

メリットの多い在宅勤務だが、実際に在宅勤務に取り組んでいる人の中には「自宅では仕事に集中できない」と感じている人もいる。ここでは、在宅勤務における働き手側の課題について解説する。

家事や育児をしながら仕事をするのが難しい

育児をしながらでも働ける方法として注目されている在宅勤務だが、実際に自宅で育児と仕事を同時進行するのは難しいという声もある。同じ空間にいるとはいえ長時間目を離すことはできないし、頻繁に子供が声をかけてくるため集中できないという状況は想像できるだろう。子供の年齢にもよるが、育児をしながら在宅勤務をすることは想像以上に大変なことなのだ。

在宅勤務をしながら家事に追われるのも、ストレスになりやすい。在宅勤務は通勤がないだけで、仕事内容が楽になるわけではない。その状態で、家事で仕事を中断せざるを得なくなると、作業効率が落ちてしまうのも不思議ではないだろう。

自己管理が難しい

在宅勤務の場合、周りの目がないためしっかりとした自己管理が求められる。仕事の時間を自分で管理する必要があり、それができないと怠けてしまったり、長時間労働が常態化してしまったりする危険性がある。オフィス勤務の場合は出社と退社によって自然と気持ちを切り替えることができるが、自宅の場合は生活する環境と仕事をする環境が変わらないため、切り替えが難しい。意識的に仕事とプライベートを切り離す能力が必要になるのだ。プライベートの延長で仕事をしてしまうと作業に集中できない、仕事モードが抜けないとリラックスできる時間がなくなるなど、気持ちが切り替えられないことによるストレスは大きいだろう。

運動不足で心身に不調が出る

通勤する必要がないため、在宅勤務の日は一歩も家から出ないということも少なくない。オフィス勤務の場合なら、通勤などによって少なくとも1日10分以上は歩くという人が多いのではないだろうか。家から一切出ずにデスクワークしている時間が長いと、肩こりや腰痛、頭痛などが起こりやすくなる。また、家にこもりがちになることによって、閉塞感で気持ちが落ち込んでしまうリスクもある。

特に、一人暮らしの在宅勤務では周りが不調に気づきにくいため、状態が悪化してしまう懸念もあるだろう。通勤がなくなることで疲労やストレスを軽減することができるが、また別の心身の不調が起こりやすくなることには注意が必要だ。

仕事をするスペースが確保しにくい

仕事をするには仕事ができる環境を整える必要があるが、自宅によっては仕事用のスペースを確保することが難しい場合もあるだろう。ダイニングテーブルなどで仕事をせざるを得ない場合、長時間の作業で腰や背中などが痛くなってしまうことがある。ソファやクッションに座って作業する場合でも同様だ。

普段、食事をしたりテレビを見たりする場所で仕事をすると、どうしても集中しにくいというデメリットもある。自宅に仕事専用のデスクなどを置くことができないという場合は、どのようにして集中できる環境を整えるのかが課題になるだろう。

仕事で必要なコミュニケーションが取りづらい

在宅勤務の場合、上司や部下、同僚などとはオンラインでのコミュニケーションが求められる。対面での会話と違って、オンラインでのコミュニケーションには慣れるまでやりづらいという声もある。至急確認したいことがあるのに電話がつながらなかったり、メールの返信がなかなかこなかったりすると、やはり仕事がやりづらいと感じてしまうだろう。

チャットツールやWeb会議システムを導入する企業も多いが、利用するシーンや活用方法などを働き手が理解していなければ効果が発揮できない。例えば、「上司に一文だけのチャットメッセージを送るのは失礼なのではと迷う」「Web会議では対面で行う会議より発言がしにくい」などの意見もあるのだ。

自宅で仕事に集中する方法

在宅勤務でも集中して仕事の効率を上げるためには、コツがある。ここでは、自宅で仕事をする際に集中して取り組む方法を紹介する。

仕事をする時間を固定する

オフィス勤務のときと同じように、仕事の開始時間と終了時間を固定するのは効果的だ。毎日決まったスケジュールで仕事に取り組むことで、身体が自然と仕事に取り組むための生活リズムを覚えてくる。開始時間と終了時間を固定しておかなければ、長時間労働から睡眠不足になり、仕事の効率が落ちてしまう可能性などがあるため、定めた就業時間はしっかり守ることが重要だ。

起床時間と就寝時間を固定するのも効果的だ。特に、就寝時間は固定したほうがよい。在宅勤務の場合、翌日の通勤が不要なため就寝時間が遅くなりがちだが、そうなると翌日の仕事開始時間が守れなくなる可能性がある。在宅勤務では、生活リズムを崩さないことが非常に大切だ。

一定時間ごとに休憩をとる

人間が集中力を維持できる時間には個人差があるが、やはり適度に休憩をはさみながら作業したほうが効率はよいだろう。在宅勤務の場合、集中していると食事も忘れて作業にのめりこんでしまうこともあるかもしれない。そのような働き方をしていると、どこかでエンジンが切れて再度集中を取り戻すまでに時間がかかってしまう。食事は決まった時間にとり、食事をしている間は仕事から離れてリフレッシュするようにしたほうがよい。食事以外のタイミングでも、一定時間おきにタイマーをセットして意識的に休憩を取り入れるのも効果的だ。

仕事とプライベートを意識的に分ける

在宅勤務では、生活する環境と仕事をする環境が分けにくいため、意識的に切り替える必要がある。仕事の開始から終了までは仕事モード、それ以外はプライベート時間を楽しむように頭を切り替えるようにしよう。仕事が終わっても仕事のことばかり考えてしまうと、自宅で過ごしているのに疲れが取れず、翌日の仕事に影響が出てしまうことがある。自宅が完全に仕事をする場所になってしまうと、心が休まる瞬間がなくなる。そのような状態にならないために、在宅勤務でも意識して仕事とプライベートを切り離したほうがよい。

仕事専用の空間を作る

可能なら、仕事専用のスペースを作るのが理想的だ。仕事専用の部屋を用意できれば一番よいが、スペースがない場合リビングの一角に仕事用デスクを新たに設置するという方法もあるだろう。「この場所に座っている間は仕事時間」と明確に頭を切り替えられるため、仕事とプライベートの区別をはっきりつけることができる。

仕事用デスクを新たに設置することが難しい場合は、ダイニングテーブルなどの生活空間で仕事をすることになるだろう。その場合は、仕事中は仕事以外のものをテーブルに置かない、仕事が終わったら仕事関係のものはすべて片付ける、というように、同じ場所でも仕事とプライベートを切り分けた使い方をすることで、専用デスクを用意したときと同じような効果が得られる。

定期的に仕事仲間とコミュニケーションをとる

在宅勤務の場合、どうしても仕事仲間とのコミュニケーションが希薄になりがちだ。それぞれがひとりで作業をしていると、部下やプロジェクトメンバーの作業進捗なども把握しにくくなる。チームで仕事をしているという実感を持つためにも、定期的に報告会などのコミュニケーション機会を設けるようにしよう。Web会議システムなどを使えば在宅勤務でも会議を行うことができる。報告や相談の機会が減ると仕事を進めづらいだけでなく、作業の遅延やトラブルを招くこともあるだろう。定期的にコミュニケーションの場を設けることで、そのリスクを下げることもできる。

コミュニケーションツールの利用

在宅勤務では、チャットツールやWeb会議システムなどのITツールを使ったコミュニケーションが必須だ。しかし、対面での会話とオンラインの会話では、やはり勝手が違うと感じる人が多い。これまでチャットツールやWeb会議システムを使ったことがないという人はなおさらだろう。「上司宛てに要件だけの短文チャットを送ってもよい」という共通認識を持つことや、Web会議がすぐに使えるようにカメラやマイクが内蔵されたパソコンを貸与するなど、新しいコミュニケーションツールが抵抗なく使えるような工夫が必要だ。

マシンのスペックや機能性で仕事の作業効率は激変する

在宅勤務でも作業効率を落とすことなく仕事をするためには、さまざまな工夫が必要になる。それぞれの自宅によっては集中して仕事に取り組める環境が作りにくいこともあるため、会社側はコミュニケーションツールを提供したり在宅勤務に適したデバイスを貸与したりするなどのサポートが必要だ。
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