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2020.05.19

リモートオフィスの課題と作業効率化の効率化するポイントとは

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「リモートワークで仕事をするのはもう少し先」と考えていた人や企業も多いだろう。しかし、新型感染症の拡大に伴いリモートワーカーは急増した。一方、オフィスと違う環境に戸惑い、作業効率の低下に悩むビジネスパーソンは多いという。リモートワークが注目される今こそ、快適な自宅の作業環境(リモートオフィス)を構築するときだ。この記事では、リモートオフィスの環境整備のポイントなどについて解説する。

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新型コロナウイルスの感染拡大によりリモートワークが急拡大

新型コロナウイルスの感染症対策として、在宅勤務のリモートワークを導入した企業は多い。リモートワークはテレワークとも呼ばれ、ICT(情報通信技術)を活用して場所にとらわれない働き方をすることである。企業が従業員を雇用してオフィス外で仕事をする形態では、在宅勤務のほか、カフェなどで働く「モバイルワーク」、サテライトオフィスなどで働く「施設利用型勤務テレワーク(サテライトオフィス勤務)」がある。

リモートワークが普及している背景は、2020年4月現在ではほとんどの場合、新型感染症から社員の健康や安全を守るためと、非常時に事業を継続するためである。しかし、企業がリモートワークを導入する本来の目的としては「業務効率化」だ。そのほか、通勤負担の軽減や、通勤弱者への対応などもあげられる。また、近年問題が深刻になっている人手不足の対策として育児や介護などの理由による離職者を低下させる目的もある。場所にとらわれず多様な働き方を実現できることから、人材を確保しやすいのもリモートワーク普及の要因となっているのだ。

リモートワークにより自宅がオフィスに。求められる環境構築

急ピッチでリモートワークを導入した結果、業務効率が落ちる企業もある。ここではリモートオフィスを整備するポイントを紹介する。

業務に適した環境を確保する

「子どもの声がうるさくて作業に集中できない」「資料を広げて作業できるデスクがない」などの声は多い。こうしたことから、自宅のリモートオフィスで作業するべき場合でもコワーキングスペースなどに出かける人もいるようだ。ノイズキャンセリング用のイヤホンを付けたり、仕事中は話しかけないように家族に頼んだりするものの、やはり自宅ではオフィスと同じようにはいかないようだ。こうした問題は企業側からの対応で全て解消するのは難しい。非常時であれば、ある程度余裕を持った業務スケジュールを組むなども必要になるだろう。逆にリモートワークが定着すれば従業員側で仕事をしやすい環境を整えていくので、過度に心配することはないだろう。ただし、企業から貸し出すPCが原因の問題は全く別である。実際、低スペックのPCによって業務が滞っているケースや、常にセキュリティリスクさらされているケースなどがみられる。これについては後ほど詳しく解説する。企業の担当者はしっかり対策を行いたいところだ。

バーチャルオフィスツールでコミュニケーション不足を解消

リモートオフィスでは、どうしてもコミュニケーション不足になりやすい。雑談がないので孤独感を感じる人も多く、チームワークが失われることもある。自分の仕事以外の情報が入りにくいので視野が狭くなり、スキルアップしにくい問題も出てくる。このようなデメリットを解消する1つの手段は、バーチャルオフィスツールを活用することだ。

例えば、グループチャットを使えば、仕事の気軽な相談のほか雑談もしやすい。Web会議ツールもカメラを通して顔を見ながら話ができるため有効だ。このようなコミュニケーションツールは比較的低価格で導入できるため、従業員の意見を聞きながら導入を検討してはどうだろうか。ただし、こうしたツールは常駐ソフト(常に動作しているソフト)なので、低スペックのPCに導入すると業務に支障が出てしまうのでこの点には注意が必要だ。

労務管理ツールの導入

リモートワーク導入で企業が不安に感じることの1つは、勤怠管理がしにくい点だ。
テレワークは仕事をしている姿が見えないため、オフィスワークと比べて勤怠管理が難しい。テレワークでも、もちろん残業代や休日・深夜手当などは発生するため、誰がどれだけ仕事をしたのかを把握する必要がある。

テレワークになったことで逆にこれまでよりも働きすぎてしまうという社員もでてくる可能性があり、そのあたりのケアも必要であり。
バラバラの場所で勤務していても、社員それぞれの勤怠状況を管理することが求められる。
こういった点で、これまでオンラインでの勤怠管理を導入していなかった企業は、ツールの導入をし、社員の状況を把握する必要も出てくるだろう。

セキュリティを万全にする

情報漏洩や盗み見(ショルダーハッキング)などが気になって仕事に集中できないと感じる人は多くいる。いくら家族でも、顧客情報や機密情報を他人に見られるのは、企業のセキュリティポリシー上、許されない場合もあるだろう。子どもが勝手にPCに触って落としたりしないかも万が一のリスクとして挙げられる。個室のリモートオフィスで作業できれば、多くの問題は解決できるだろう。だが、リビングなどの共有スペースで在宅勤務する人も多い。また、感染症が終息すればカフェなどに出かける人もいるだろう。そのため、企業側が取るべき重要な対策は、セキュリティ対策が万全なPCを貸し出すことである。この点は後ほど説明する。

リモートオフィスを成功させるにはPC選びも重要

自宅での業務がはかどらない原因のなかには、企業がサポートできない内容もある。だが、適切なツールや機能があり、快適に動作するPCを選べば解決できる問題も多い。ここでは、リモートオフィスのPCに求められるスペックや選ぶ時のポイントを解説する。

通信機能

ネットワークにつながらないとできない業務は多いが、リモートオフィスにおいては特にそうだ。社内のサーバーやPCを遠隔操作することでセキュリティを保つ方式では、常時通信を行って業務をすることになる。快適な業務環境の構築に高速通信は不可欠なのだ。できれば2019年から導入されたWi-Fi 6という通信規格を備えたノートPCを使用するのが望ましい。従来比で4倍~10倍の高速通信を実現できるので、快適な通信環境を構築できる。企業のマシンリプレイス期間は3~4年が一般的なので、PCを新規購入するならWi-Fi 6搭載は必須だ。省電力のため、モバイルワークにも適している。

セキュリティ対策

自宅勤務であっても情報漏洩や企業のセキュリティポリシー違反のリスクはある。私物のPCを使えばサポート対象外のWindows7のマシンもあるだろうし、ウイルス対策ソフトも最新とは限らない。そのため、私物使用を禁止し、企業からPCを貸与するのが一般的だ。

リモートワークで意外に被害が多いのが、情報通信技術を使わない不正行為だ。肩越しに画面をのぞき込んで情報を盗み見するショルダーハッキング、ログアウトしないで席を離れた隙にPCを操作してしまうなどが代表例である。感染症が終息後、自宅以外のロケーションでも仕事をする可能性を考えると、ショルダーハッキング対策としては斜めからPC画面が見えないようにフィルターをかけられるPCを使うのが望ましい。また、指紋認証など生体認証を備えたPCであれば、スムーズにログアウト/ログインをしやすい。また、モバイルワークでの使用も考えると、ノートPCとの距離が一定以上離れたときに盗難や置き忘れをスマホに警告通知するなどのセキュリティ機能を搭載したノートPCが安全だ。

重量が軽いこと

在宅勤務だけでなくモバイルワークに対応する場合や、在宅勤務者をローテーションするなどでパソコンを共有使用する場合、持ち運びが必要になる。そのため、高性能と軽量を兼ね備えたパソコンを購入しておいたほうが良いのだ。CPUとストレージは2017年ごろのパソコンと比べると大きく性能が向上した。薄型軽量のパソコンでもCPUコア数の多いものが搭載され、メモリ容量の増加もあって、薄型のノートPCでも動画や高画質の写真などをサクサク扱えるようになったのだ。また、SSD搭載が一般的になった。SSDはHDDよりアクセスは各段に早うえ、バッテリーの持ちもよい。つまり、現在のハードウェア事情を考えると費用対効果が高い買い替えのタイミングなのだ。Window7などサポート対象外のノートPCを使い続けるのは問題外だが、5年程度前のPCのリプレイスするメリットも大きい。

堅ろう性

堅ろう性も重要である。いくら軽量で持ち運びしやすいパソコンでも、満員電車の圧力で壊れてしまっては意味がない。在宅勤務でも電源コードを引っかけるなどしてパソコンが落下するリスクもあるだろう。ノートPCのボディの材質でおすすめなのは「マグネシウム合金」だ。アルミより3割程度軽く、頑丈なのが特徴で、スマホやカメラのボディに使われている。このようなノートPCはディスプレイのベゼル(枠)も薄くできるので、画面が大きくサイズが小さいのも特徴だ。

リモートワークの環境を改めて考えよう

リモートオフィスで作業効率が下がってしまう人は少なくない。家庭環境や従業員の自己コントロール力など企業側がサポートしにくい面もあるが、貸し出すPCとツールによって解決できることも多い。通信速度やセキュリティ機能などのスペック、軽量で堅ろう性を持ったボディなど、ポイントを押さえたマシン選定がリモートワーク成功の鍵となる。

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