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2020.05.19

在宅勤務管理がテレワークを成功に導く!ツールのメリットと活用法

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企業が在宅勤務を導入するにあたり、大きな課題となるのが、社員をどのようにマネジメントしていくかということだ。作業の進捗状況や勤務状況、社員との細やかなコミュニケーションなど、解決すべきことは多くある。この記事では在宅勤務管理における課題や、在宅管理ツールのメリットなどを解説。また、実際に仕事に導入したいツールも併せて紹介する。

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在宅勤務とは?

最近はテレワークという言葉をよく耳にする。「テレ(tele)」は離れた場所、「ワーク(Work)」は働く。情報通信技術を利用することにより、時間や空間的束縛から解放され、多様な働き方を実現することを指している。リモートワークもほぼ同義とされている。

テレワークには、営業担当者などが出先からモバイル機器を使って会社に勤怠や仕事の進捗状況を報告する「モバイル型テレワーカー」や、コワーキングスペースやシェアオフィスなどと呼ばれるテレタークセンターを利用して働く「サテライト型テレワーカー」などの種類がある。そして、今注目されているのが「在宅勤務」というスタイルだ。

在宅勤務のメリット

通勤時間の短縮

通勤の回数が減ることで、大幅な経費の削減が可能だ。これは同時に、社員側にとっては朝の通勤のストレスから解放されるというメリットがある。さらに、通勤時間を省略できることで、プライベートの時間を多く持つことができるようになる。体を十分に休ませることで、仕事中の集中力が高まるという効果も期待できるだろう。

仕事に集中しやすくなる

オフィスにいると、周囲のことが気になったり、余計な雑用に時間をとられたりしてしまう場合がある。しかし、在宅勤務ならば自分が集中しやすい環境を作ることができ、仕事の効率が上がることが期待される。

ライフスタイルの多様化に対応

社員が育児や介護などをしながら働くことを可能にする。今までは育児や介護のためにキャリアを中断しなくてはならないこともあったが、その問題も解消し、企業としては人材を長期的に確保できる。

在宅勤務における従業員管理の課題

在宅勤務にはメリットも多いが、解決しなくてはならない課題も多い。そのため、本格的な導入に至らない会社が多いのも事実だ。

対面でのコミュニケーションの減少

まず挙げられるのが、互いに離れて働いていることからくるコミュニケーション不足だ。オフィスで顔を合わせて働いていれば言葉だけではなく、相手の顔色や話す口調からもさまざまな情報を受け取ることができる。また、企画会議のようなディスカッション・ワークショップ形式については、比較的に即時ミーティングを設定できる。しかし、在宅勤務の場合にはメールや電話で連絡は簡単に取り合えるが、複数人でのディスカッションがしづらい、細かいニュアンスが伝わらないという問題が出ることもある。

勤怠管理、労働実態把握の難しさ

社員を管理するにあたり重要なのが勤怠管理だ。しかし、離れていると社員の自己申告通りの時間に労働実態があるのかを把握するのは難しい。
また、自己申告の手段として電話やメールがあるが、その場合には、連絡を受けた担当者が社員一人一人の労働時間を集計する際に、情報の漏れや計算ミスも起こりやすい。

従来型評価では社員の評価が難しい

直接勤務している姿を見ているわけではないので、各社員の働きぶりを上司が確認することができない。これまで、成果ではなく「働く姿勢」「頑張っているかどうか」といった上司の感覚を中心に社員の評価をしていた場合、テレワークでは少し難しくなってくるだろう。もちろん、オンラインでも「働く姿勢」を確認する方法はあるだろうが、これを機に感覚中心の評価ではなく、成果や各社員の目標達成具合をもとに評価するような制度に変えてしまうのもよいだろう。

情報漏洩などに関するセキュリティ管理

社員が書類やデータを持ち出して作業を行うため、セキュリティ面の懸念がある。例えば、社員がコワーキングスペースなどを利用した場合には、第三者に書類をのぞき見られてしまう可能性が心配される。
また、個人のパソコンは法人向けモデルよりもセキュリティが脆弱な場合が多く、情報漏洩などを考慮するなら、対策をしていない個人のPCをテレワークに使わせるのは避けたほうがよい。

テレワークに欠かせない在宅勤務管理ツールの主な機能

以上のような在宅勤務に関する課題を解決するために用いたいのが、在宅勤務管理ツールだ。勤怠を管理するだけではなく、社内の業務に必要なさまざまなオプションを付けることもできる。具体的にその機能を見ていこう。

打刻で勤怠管理

パソコン上で業務の開始時間と終了時間を打刻することで、社員の労働時間の管理が行える。スマホやタブレットからでも打刻できるものならば、社員にとっても使い勝手がいい。さらに、指静脈認証打刻、GPS打刻などの機能がついていると、不正防止にもなる。

各種申請と承認

部下が書類を提出して、上司が承認印を押すというのが、今までの日本のオフィスのスタイルだったが、休暇や出張、経費などの申請と承認をオンライン上でできるソフトを使えば、「書類を出すために」「ハンコを押すために」出社するということがなくなる。

労働・作業状況を管理

実際の勤務実態を把握するのは重要で、上司が作業状況を把握するのは、社員の過剰労働の防止にも役立つ。というのも、ワークライフバランスを保つのに適しているのがテレワークなはずなのだが、プライベートと仕事の時間の境目がなくなり、長時間労働に陥りやすいという側面もある。厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」に掲載されている「平成27年 JILPT 情報通信機器を利用した多様な働き方の実態に関する調査」の結果でも38.3%の労働者が、テレワークの課題として「仕事と仕事以外の切り分けが難しい」と答えている。働きすぎを防止するためにも、在宅勤務管理ツールが役立つ可能性は高い。
作業状況については、プロジェクト進行管理ツールやクラウドで共有した進捗管理表で基本的には管理できるだろう。オンラインで報告を受けることができれば、報告・連絡・相談の手段が変わっただけで、オフィスワークと大きな変化なく業務を進められるだろう。

人事管理ソフトと連携して給与の計算

オプションとして他のソフトと連携させることで、より効率のよい社員の管理が行える。例えば、勤務時間から給与を自動計算してくれるソフトと連動させたり、有給休暇の日数の管理などができる人事管理機能をオプションで付けたりすれば、人事や総務の仕事を効率化させることができる。

代表的な在宅勤務管理ツール6選

在宅勤務を円滑にするための便利なツールを6種紹介する。勤怠管理やオンライン会議に役立ててはいかがだろう。

Microsoft Teams

Microsoft 365およびOffice 365が提供しているコミュニケーションツール。チャット、オンライン会議、通話ができる。また、Word、PowerPoint、Excelのファイルをオンライン会議中にリアルタイムでアクセスし共有が可能なため、視覚的に情報を確認し合いながら会議を進めることができる。新しく会議を立ち上げたいときには、画面左端にあるアプリバーの予定表から「新しい会議」を選択し、参加してほしいメンバーなどを登録すると、参加者には案内メールが届き、参加の意思表示をしてもらうことができる。

Skype

無料通話、チャット、オンライン会議の機能を持ったコミュニケーションツール。上記のMicrosoft Teamsの個人向けサービスといえるだろう。法人向けはSkype for businessというサービスだが、順次Microsoft Teamsへ移行しているところである。
Skypeはモバイル、タブレット以外にも、Xbox Oneからの利用も可能。またAlexaデバイスを使用して、通話を発信することもできる。世界中にユーザーが多いため、海外のオフィスとのやり取りにも適している。グループ画面共有を利用すれば、PowerPointのスライドなどを参加者全員に見せることもでき、会議が円滑に進みやすい。通話は録音することができるため、議事録の文字起こしをしたいときにも便利だ。

人事労務 freee

給与計算や勤怠管理、労務管理までが簡単にできるクラウドソフト。給与計算機能を備えているほか、年末調整や勤怠管理などが簡単に行える。アップデートをしなくても、法令・税制改正にも自動で対応。給与も自動計算をした後、社員の端末に送ることができるため、紙代のコストカットを実現してくれる。入退社管理、経費精算などを行うことも可能だ。打刻はWeb、モバイルアプリに対応し、フレックスや裁量労働制など複雑な勤怠にも対応している。

jinjer

人事管理、勤怠管理、労務管理、マイナンバー管理、経費管理、給与管理、採用管理、社員のコンディション管理を一つのプラットフォームに集約。情報を一元化することにより、別々のソフトに入力する手間を省略できる。料金は課題に合わせたプロダクトの組み合わせにより決まるため、必要のない機能は省くことができる。36協定に基づいた残業時間や労働時間を管理し、超過があればアラートで社員と管理者双方に知らせることもできる。

F-Chair+ エフチェアプラス

社員が自宅のパソコンで作業している間の画面キャプチャが自動的に保存され、上司に送られる便利なツール。社員は画面上の着席と退席の表示をクリックするだけ。上司は部下の仕事の状況を逐一確認できる。
また、労働時間も自動計算。家事や育児、介護、訪問者への対応などで作業が中断した分はきちんと省いて、労働時間を合算する。残業時間を強調して表示してくれるのでオーバーワークにも気づきやすい。

ジョブカン勤怠管理

勤怠管理に必要な機能を豊富に有したクラウド型システム。打刻はICカード打刻や指静脈認証打刻、GPS打刻などにも対応している。フレックスや裁量業務などの雇用形態ごとに、細かい設定をすることも可能だ。また、同じシリーズとして、給与計算や労務管理ができるシステムもあり、3システムまとめて導入できるパックも用意している。

従業員の能力を発揮させるために人事部門ができること

働き方の多様化に伴い注目されているのが在宅勤務というスタイルだ。しかし、それを成功させるためには、解決しなくてはいけない課題も多い。そこで、勤怠管理のツールや、離れていても円滑に会議が行えるツールを活用し、在宅勤務を成功に導きたいところだ。

今回は社員の勤怠や業務を管理するのに便利なツールのご紹介をしたが、本Tech & Device TVでは、総務・人事部門の視点からみたテレワーク導入のポイントや、テレワークに適したデバイスの紹介などを行っている。以下より一度資料をダウンロードしてみてはどうだろうか。

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