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2020.05.20

リモートワークの環境構築は今!自宅仕事を効率化するポイントとは

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世界的な感染症の拡大により続々と企業がリモートワークを導入している。しかしながら全従業員に対して、最適な環境を自宅に構築することは簡単ではない。ここでは、情報セキュリティを考慮し、かつ労働安全基準を満たしたリモートワークの環境構築のポイントを解説する。

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リモートワークが普及した背景

オフィスから離れた場所で仕事ができるリモートワークは、近年注目されている働き方の一つだ。通勤時間を必要とせず、時間を有効活用できるため、柔軟な勤務形態として採用する企業が増えている。

総務省の情報通信白書によれば、在宅勤務やサテライトオフィス、モバイルワークを含むリモートワーク(テレワーク)を取り入れている企業の割合は、2018年時点で19.1%に上る。大企業を中心に導入が進んでいる。

リモートワークが社会で推し進められている背景のひとつとして、労働人口の減少がある。近年、正社員を中心とした雇用形態では十分な採用人数が確保できない企業が増えている。このままでは、人手不足が深刻化すると危惧されているのだ。

また、長時間労働に偏らず、一人当たりの労働生産力をあげること。また、子育てや介護など、従来の働き方では労働市場から離れざるを得なかった人々の雇用を確保する意味でも、リモートワークは注目されている。

さらに、遠隔地からでも働けるリモートワークは、住む場所を選ばない。住環境の良い地方に住みながら都心の企業で働くことも可能になる。ワーク・ライフ・バランスを重視する人々にとっても、メリットを感じる働き方といえるだろう。あわせて、通勤時間を必要とせず、災害や緊急時に経済活動に支障をきたさない働き方である点も、昨今で導入が進むことの一因である。

リモートワークの成功には環境構築が重要

企業がリモートワークを導入する際、従業員の作業効率を維持するには環境が重要だ。セキュリティ対策はもちろんのこと、椅子や机といった環境、作業デバイスのグレード、ネット接続の速さ、生活との折り合いなど様々なポイントがある。

例えば、自宅ではスマホを使うだけの社員は、ネット環境が十分でないことも多い。また作業デスクがなく、ローテーブルで床に座って仕事をしなければいけない環境では、腰痛の原因になったり、集中力がすぐ切れてしまったりする問題も出てくる。

また、集中できる作業スペースがあるかも重要なポイントだ。家族がいる場合、家族と過ごす時間を侵食しないように注意しなければならない。

自宅のリモート環境に重要なポイント

では、実際に従業員が自宅にリモート環境を構築する場合、企業としてはどのような点に注意するべきだろうか。いくつかポイントを解説しよう。

リモートワークで使用する安全な端末とアクセス方法を確保する

リモートワークの導入段階では、従業員がどの端末を利用するかを決めなければならない。基本的には企業で法人向けの端末を購入し支給をすることでセキュリティ・管理の面で安心だろう。
さらに、リモートワークのネット環境にも注意が必要だ。オフィスにある端末を遠隔操作するリモートデスクトップ方式や、仮想デスクトップを設定する方法では、電子データを端末に保存しないため、私用デバイスでも利用を許可する企業もある。
一方、仮想デスクトップを私用デバイスで使用する環境だと、インターネットが繋がらないオフラインの環境では作業ができないというデメリットもある。電波の繋がりにくい、地下にあるカフェや新幹線でも資料修正をしたいというようなニーズには応えきれない。そういった場合、オフライン環境でも作業ができるよう、法人向けの強固なセキュリティ対策がされたPCを導入し、両方の環境で対応ができることがベストだろう。

なお、別記事では、安全なテレワーク環境構築について動画でわかりやすく説明している。詳細を知りたい方は下記URLをより視聴いただけると、安全なテレワーク環境構築についてより理解が深まるだろう。
▶ 動画で簡単解説! 安全なテレワークの実現方法とは?

快適に仕事できるデスクや椅子・照明に気を配る

リモートワーク で作業効率を落とさないためには、仕事場の状態も重要だ。従業員側で自宅に作業スペースを設定する必要がある場合、机や椅子の購入資金を企業が補助するのも一つの方法である。

また、サテライトオフィスやカフェなどで作業するような場合には、ビデオ会議の音漏れがしない場所を指定したり、画面にのぞき見の防止策が施されたパソコンを使用させたりと、セキュリティ対策も忘れてはならない。

適切な勤怠管理

自宅で仕事をするため、生活リズムが乱れてしまったり、休憩を忘れてしまう、逆にだらけてしまったりするケースがある。リモートワークでも、時短・フレックスタイムといった勤務形態に基づき、基本的な始業・終業時間を決めるのが大切なポイントだ。
リモートワークにしたために、従業員が長時間労働に陥らないよう、管理者がより配慮する必要がある。時間外労働や深夜時間労働など、割増賃金が発生する労働についても注意が必要だ。

心理的サポート

リモートワークで社員同士のコミュニケーションが仕事の要件のみになってしまうと、気持ちが殺伐としまったり、帰属意識やモチベーションが低下してしまったりする心配もある。リモートワークでは、オフィスワーク以上に社員同士が思ったことを発信できる「気軽さ」が大切だ。マネージャー層はチャットやコミュニケーションツール、Web会議システムを使って、積極的なコミュニケーションを心がけると良いだろう。

その際、堅苦しい表現ではなく、メッセージではあえて絵文字や顔文字を使うことも有効。また、常に相手に感謝の気持ちをもち、それを積極的に伝えることもお忘れなく。

リモートワークに適したパソコンとは?

前述の通り、リモートワーク を成功させるために環境は非常に重要な役割を担う。その中でも特にポイントとなるのが、使用するパソコンだ。リモートワークに適したパソコンの条件として、以下の4つがあげられる。

• 通信機能
• セキュリティ対策
• 重量
• 堅ろう性

以下、それぞれのポイントについて解説していこう。

通信機能

場所を移動して仕事をすることが想定されるリモートワークでは、都度Wi-Fiを探したり、ルーターを持ち歩いたりといった面倒な作業がつきものだ。しかし、LTE対応のパソコンであれば携帯電話事業者が接続するネットワークにつながるため、場所を気にせずインターネット環境をアクセスできる。

また、通信機能と同時に重要になるのがバッテリーの稼働時間。せっかく作業場所を見つけても、充電スポットがなくパソコンを起動できないのでは意味がない。パソコンを選ぶ際には、バッテリーの最大駆動時間を参考にしよう。

セキュリティ対策

社外で作業をするリモートワークでは、なによりもセキュリティ対策が重要だ。万が一のデバイスの紛失・盗難に備えて、技術的に解決できるセキュリティ対策を施しておきたいところだ。

パソコンへのパスワード認証はもちろんのこと、近年では顔や指紋でログインを認証するデバイスが登場している。サテライトオフィスで仕事をする場合、こうした端末への段階的ログインは安全性を高めるのに効果的である。

さらに、不特定多数の人物がいる交通機関・カフェ等で作業する場合には、スクリーンをのぞき見される危険性にも注意したい。内臓プライバシースクリーンを搭載しているデバイスであれば、ボタン一つで他者の視線を遮断することが可能になる。

また、盗難・紛失リスクを考え、Bluetooth通信でパソコンの場所を携帯で追跡できる忘れ物防止機能を搭載している機種を選ぶのも、リモートワークのセキュリティを高めるのに繋がるだろう。

重量が軽いこと

リモートワークではパソコンを持ち運ぶことを想定し、本体の重量にも注目したい。重量は1~1.5kg以下であれば日々の持ち運びもしやすい。さらに、カバンに収納しやすい薄型である点も、持ち運びには重要だ。

堅ろう性

持ち運ぶことを想定すると、移動中にパソコンを落としてしまったり、何かにぶつけてしまったりといったリスクも考えられる。故障した場合、高額な修復費用がかかるだけではなく、その間に代替のデバイスが必要となってしまうことも。修復できず、データも救済できないというのが最悪の事態だ。

そのため、パソコンの堅ろう性に注意したい。頑丈なパソコンは、外圧や衝撃でも内部のメインボードが損傷しない作りが施されている。また、頑丈であるだけでなく、長時間作業や負荷の高い作業下でもパワーを発揮し続けられる高性能CPUにも注目したい。

薄型であっても排熱機能が弱いパソコンでは、高負荷の状況で熱を逃がすためにCPUのパワーが低下する。作業を効率的に行うには、パソコンの外部だけでなく内部の性能にも気を配ろう。

リモートワークの環境構築はマシン選びから

自宅やサテライトオフィス、カフェなど、あらゆる場所での仕事が可能になるリモートワークで快適な仕事環境を構築するには、いくつものポイントがある。長時間作業でも生産性を落とさない仕事場、集中力を持続できる生活リズム、チーム間の信頼を高めるコミュニケーション術など、オフィス内での仕事とは異なる点に気を配りたい。
そして、なによりも仕事の生産性は使うデバイスによって大きく左右される。セキュリティ対策はもちろんのこと、持ち運びの手軽さ、高負荷での性能、インターネット接続の利便性など、細かい部分にも目を配る必要があるだろう。
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